Sinds enige tijd werk ik voor een cultuurfonds. Ik help de stafmedewerker bij het schrijven van de beoordelingen van de fondsenaanvragen die binnenkomen. Omdat het natuurlijk niet netjes – of toegestaan! – is om op specifieke aanvragen of inhoudelijke zaken in te gaan, geef ik daarover géén commentaar. Wat ik wel kan doen, is aangeven hoe een aanvraag bij een cultuurfonds wordt ontvangen en gelezen. Ik hoop dat deze informatie van nut is voor lezers die een aanvraag (willen) voorbereiden om in te dienen bij een cultuurfonds. Een aantal tips lijken open deuren maar het zal je verbazen hoe vaak het misgaat, ook bij ervaren aanvragers.

Eerst even dit: waar aanvragen?

Eerst even dit: hoewel er algemene aspecten zijn aan het proces – en die zal ik hieronder beschrijven – verloopt de daadwerkelijke beoordeling van fondsenaanvragen per fonds anders. Er zijn verschillende systemen en procedures voor de behandeling van een aanvraag; zo gebruikt het ene fonds bijvoorbeeld externe adviseurs, het andere niet. Van belang zijn vooral de thema’s en beoordelingscriteria zijn die een fonds hanteert.

Ga van tevoren na of jouw plan past bij het fonds waar je wilt aanvragen. Je moet het zo zien: om vis te bestellen, moet je niet bij de groenteboer zijn. Loop even een paar deuren verder, dan heb je meer succes.

Dat een fonds dat je op het oog hebt bepaalde thema’s belangrijk vindt of specifieke inhoudelijke criteria hanteert, wil overigens niet zeggen dat jij jouw plan daarnaar moet voegen. Liever niet zelfs, vaak prikt een fonds daar dwars doorheen en sta je met lege handen – of je krijgt financiering voor iets waar je zelf niet achter staat.

Schrijf niet naar een fonds toe maar blijf trouw aan je eigen visie, ambities en plannen. Dat je bij de slager voor de deur staat, wil niet zeggen dat je geen vegetariër meer kan zijn.

Formele check

De eerste check die ieder fonds doet, is de formele: klopt de rechtsvorm, heb je de aanvraagtermijn in acht genomen, is de begroting niet te groot of te klein, zitten alle benodigde documenten bij de aanvraag, enzovoort. Deze criteria hebben niets met de inhoud van je plannen te maken. Vaak wordt dit gecheckt door iemand die het plan verder helemaal niet leest.

Neem de formele criteria in acht anders wordt jouw aanvraag afgewezen al voordat iemand naar je fantastische idee heeft gekeken.

Toelichting

Soms vraagt het fonds om aanvullende informatie of toelichting. Niet alle fondsen doen dit maar soms heb je geluk. Dit gebeurt doorgaans vóórdat het plan serieus wordt gelezen. Let op: een vraag om meer informatie betekent geen toezegging of voorrang!

Stuur alle gevraagde informatie zo snel mogelijk na. Wacht daar niet mee, je houdt je eigen beoordelingsproces op. Als je niet zeker weet wat het fonds precies van je nodig heeft, bel of mail en vraag het!

Wie ziet jouw plan?

Je plan wordt soms alleen door een fondsenmedewerker gelezen en soms door meerdere personen van een commissie of bestuur. Wie de commissie- of bestuursleden zijn, staat als het goed is ook op de website, al weet je nooit zeker wie het daadwerkelijk gaat lezen want vaak wordt er een selectie gemaakt. Soms zit er een bekende in de commissie – grote kans dat diegene zich dan niet uitspreken over jouw aanvraag aan het fonds. Diegene zal dan ook terughoudend (moeten) zijn aangaande advies aan jou over je aanvraag.

Maak je niet te druk om wie jouw plan gaan lezen. Dit is alleen relevant om in te schatten hoeveel kennis de lezer(s) van jouw materie heeft/hebben.

Criteria

De criteria waar ik het eerder over had, worden als leidraad genomen bij het lezen. Je kunt de criteria zien als een checklist: van artistieke invulling tot haalbaarheid van de begroting. Iedere lezer heeft eigen expertise maar het plan wordt als geheel gelezen; met krachtige inhoud maar slordige uitvoering heb je nog steeds geen goed project of goede productie – en vice versa.

Overtuig de lezer(s) van alle aspecten van jouw plan: inhoud en vakmanschap zijn het belangrijkst maar ook uitvoering en organisatie zijn van belang. Gebruik eventueel een checklist om zeker te zijn dat je alle aspecten hebt beschreven.

Als er zoveel in het plan moet, is het verleidelijk om er een lange tekst van te maken. Besef wel dat jouw plan niet het enige is die het fonds moet lezen en behandelen dus houd je betoog helder en to the point: concrete plannen met een goede onderbouwing zijn het meest overtuigend. Less is in dit geval niet altijd more, maar Too much is definitely less.

Check van tevoren of jouw betoog begrijpelijk en overtuigend is voor iemand die het voor het eerst leest. Leg het bijvoorbeeld voor aan een bevriende collega of oud-medestudent. Laat haar/hem scherpe vragen stellen en zorg dat je een goed antwoord hebt.

Geduld

Op de website van een fonds staat – als het goed is – wanneer je ongeveer antwoord kunt verwachten. Dat is dus pas het moment dat je contact kunt opnemen met het fonds. Bel niet van tevoren of ze al iets weten. Een fondsenmedewerker doet geen mededelingen zonder dat er een formeel besluit is genomen; dat is vragen om – juridische – problemen.

Blijf vriendelijk tegen de medewerkers van een fonds. Niet alleen zijn het gewoon mensen die vriendelijk behandeld dienen te worden. Zij beslissen over jouw project en kunnen je ook behulpzaam zijn bij verdere aanvragen in de toekomst. Bedenk bovendien dat zij er niets aan kunnen doen als jouw plan niet voldoet aan de eisen, er andere prioriteiten gelden, enzovoort. Zij beslissen ook niet over het totale beschikbare budget bij het fonds: als het op is, is het op.

Feedback

Toekenning of afwijzing, beide moeten worden onderbouwd door het fonds. In de brief die je krijgt, staan de overwegingen die hebben geleid tot het uiteindelijke besluit. Als het goed is, herken je hierin de criteria die het fonds hanteert.

Neem de feedback uit de brief ter harte. Gebruik opmerkingen als aandachts- en verbeterpunten voor je plan of toekomstige aanvragen. Oók als je beoordeling positief is.

Succes!